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TEMA-NUKI Days

かんたんべんりにくらすためのちいさなライフハックなど

大事な書類は「ステーション」を作って管理する

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毎年毎年、役所や銀行や保険会社から、いろいろな書類が送られてきますよね。

やれ自動車税を払え、定期預金が満期になった、保険の契約更新だ…そして、その書類があとでさらに、他の何かの手続きに必要な大事な書類になったりもして。

というわけで、そういう大事な書類は、A4サイズのドキュメントファイルに分類して保管しています。

箱形のしっかりしたものではなく、↑↑↑ こういう感じの、ファイル形式のもの。
で、そのファイルは避難用持ち出しバッグの中に入れて、防災グッズ置き場となるカラボ(あとでまた触れます)の上に置いています。

このファイルは謂わば「我が家の重要書類ステーション」。
大事な書類はここを探せば必ず見つかりますし、いざというときにはここを見る、またはこれを持って避難すればだいたいのことは把握できる(はず)、というまさに我が家の中核をなすアイテムなのです。

 

「重要書類ステーション」の主な中身


たとえばどんな書類を入れているか、だいたいの分類とともに挙げてみると――

税金関係

自動車税の納税証明書
・過去に税金関係で届いた書類(還付金など)
住民基本台帳マイナンバー関係の書類 など


税金に関係ないものも入っていますが(笑)大ざっぱにいうと役所関係、ですかね。
納税証明書以外はほぼ出番はなく入れっぱなしな感じですが、いざというときには必要になるものばかりの大事な場所だと認識しています。

 

保険関係

・夫婦それぞれの医療保険・生命保険の証書
自動車保険の証書
・各保険会社から届いた、その時点で最新のお知らせハガキなど
Excelで作成した「我が家の保険一覧」


証書やハガキは更新で新しいものが届いたら入れ替えて、その際に「我が家の保険一覧」のデータも更新して印刷し、入れ直しています。
旦那が入っている保険会社は、毎年一回「加入しているすべての保険の現時点での情報」をひとまとめにした冊子を送付してくれます。最初の頃は「これなんだろ?」程度にしか思っていなかったのですが、ここ数年ようやく「あっこれすごく便利だ!」と気づいて。
我が家の保険の情報を常に最新にしておくのにとても役立っていますし、その冊子もこのファイルに一緒に入れて、毎年入れ替えるようにしています。

 

預貯金関係

・年一度届く定期預金・財形貯蓄のお知らせハガキ
Excelで作成した「我が家の資産状況」


この項目に関しては、以前に家計管理の記事の中でも触れたとおりです。

mndgt.hatenablog.com

通帳の残高を月イチで確認し、さらに定期預金や財形貯蓄の残高も年一度のハガキで確認して、それらをExcelで一覧表にし、毎年1月に印刷する。
それを旦那に見てもらって家計の状況を共有したあとは、その紙も一緒にこのファイルの中に入れています。

お知らせハガキ類は保険関係の書類と同じように、新しいものが届いたら入れ替えて古い方は処分。
このファイルの中を見れば、常に最新の資産状況が一目瞭然です。

ちなみに通帳はまた別のポーチに。印鑑もこれまた別なポーチに。それぞれバラバラな場所で保管しています。

 

年金関係

・年金保険の証書
・年金手帳
・年金関係のお知らせハガキ など


とりあえず「老後」に関わりそうなものを入れておく場所です。そして、一番不安な場所でもあります(笑)
不安というのは、制度が将来的にどうなるのかということではなく(それもまあありますけれども)、ここに入ってる書類だけで本当に大丈夫なのかな?っていう…
つまりは、年金の仕組みがよくわかってないんですよね…だから自信を持ってこれで全部!って言えない。何か足りないんじゃないか?って…
たぶん大丈夫だとは思うのですが…いつか社会保険事務所?あたりに確認してみたいなぁ…

 

家関係

・火災保険の証書
・住宅財形のお知らせハガキ


賃貸マンション住まいなのですが、賃貸契約書も含めた書類は別な書類ケースの中にまとめて入れてあります。ファイルに入れるとパンパンに膨らんでしまいそうなので…
このファイルの中には、「家」関係の中でも「保険」「貯蓄」に関わる部分だけを入れることにしました。
いつか家を建てたらそのときには、さらに分厚い書類を管理せねばならなくなるのでしょうね~…ドキドキします…

 

わたし個人の書類

公私混同(?)ですが、ファイルのポケットが1つ分余ったので、取り出しにくい一番奥にはわたし個人の書類を入れています。
個人の預貯金のお知らせハガキなどなど…あまり大したものは入っていませんが、一応の置き場所が確保できていると整理しやすいなと思います。

 

とりあえずここにある、の安心


とにかく大事な書類はこのファイルの中にある!という安心感はとても大事だと思っています。
あちこち探さずともまずここを見る!が我が家の定番になっていて、迷わずに済むのは本当にありがたいです。

そして、防災面でも。

最初に書いたように、このファイルは非常持ち出しバッグに入れてあって、そのバッグは非常時に最優先で持ち出すことにしています。
ちなみにそのバッグは、以前の記事に書いた玄関横の部屋の入口にある「防災グッズ置き場」、そのカラボの上に置いてあります。

mndgt.hatenablog.com

上リンクの記事でも書きましたが、電池やマスク、軍手などをいちいち「防災グッズ置き場」に取りに行くのは確かにめんどうです。
それと同じように、大事な書類も、出番は多くないとはいえ必要なときに玄関横まで取りに行くのはやっぱりめんどう。
それでも、取り出しやすい場所に置く便利さよりも、大事なものは玄関横にまとめてある、という安心感の方を今は選択している感じです。
今回の震災でもあらためて「すぐに取り出せるところにまとめて置く」重要さをひしひしと感じました…緊急時への対策は本当に大切ですね。


上にも書きましたが、いずれ家を買ったりしたらもっともっと「大事な書類」は増えるのでしょうし、そうなったらこのドキュメントファイルではなくもっとしっかりした箱状のものなどで管理したいなと思っています。
それまではこのファイルで管理。「あの書類、必要なんだけどある?」と言われたときにサッと出せるように、これからも中身を最新の状態にキープしてちゃんと把握していきたいなと思っています。

 

 

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